Spółki cywilnej nie znajdziemy w KRS tak jak spółki z o.o., jawnej czy komandytowej. To pierwsza pułapka przy szukaniu jej danych. Spółka cywilna jest umową wspólników, ale posiada własny NIP i REGON, odrębne od numerów identyfikacyjnych poszczególnych wspólników. Jeżeli znamy tylko ich nazwiska, najskuteczniej zacząć nie od wyszukiwarek NIP, lecz od osób tworzących spółkę.
W praktyce trzeba więc wykonać dwa ruchy: najpierw ustalić właściwego przedsiębiorcę, a dopiero z jego wpisu przejść do danych spółki cywilnej. Przy popularnych nazwiskach potrzebna będzie dodatkowa informacja — choćby miejscowość, imię, branża albo adres prowadzenia działalności.
Najpierw znajdź wspólnika w CEIDG
Podstawowym miejscem do rozpoczęcia poszukiwań jest Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Osoba fizyczna będąca wspólnikiem spółki cywilnej prowadzi działalność jako przedsiębiorca i powinna mieć wpis w CEIDG. Co istotniejsze, wspólnik ma obowiązek ujawnić w swoim wpisie NIP i REGON spółki cywilnej, w której uczestniczy.
To właśnie ta zależność pozwala przejść od nazwiska człowieka do NIP-u spółki.
Najpraktyczniejsza procedura wygląda tak:
-
wyszukaj przedsiębiorcę po nazwisku, najlepiej od razu również po imieniu,
-
jeżeli wyników jest kilka, porównaj miejscowość, adres działalności i branżę,
-
otwórz szczegóły właściwego wpisu,
-
znajdź część dotyczącą spółek cywilnych, których wspólnikiem jest przedsiębiorca,
-
odczytaj wskazany tam NIP spółki oraz jej REGON.
Najczęstszy błąd polega na skopiowaniu NIP-u znajdującego się w podstawowych danych przedsiębiorcy. Jest to zazwyczaj NIP konkretnego wspólnika, a nie numer spółki cywilnej. Trzeba zejść do informacji dotyczących udziału przedsiębiorcy w spółkach.
Przykład: szukamy spółki prowadzonej przez Annę Kowalską i Piotra Nowaka, ale nie znamy jej oficjalnej nazwy. W CEIDG znajdujemy Annę Kowalską. Samo nazwisko daje kilkadziesiąt wyników, więc zawężamy wyszukiwanie do Krakowa i branży budowlanej. Po otwarciu właściwego wpisu okazuje się, że przedsiębiorczyni jest wspólnikiem spółki cywilnej o wskazanym w CEIDG NIP-ie i REGON-ie. Ten NIP jest dopiero właściwym numerem do dalszej weryfikacji kontrahenta.
Ta metoda ma największy sens, gdy przynajmniej jeden ze wspólników jest osobą fizyczną i potrafimy go jednoznacznie zidentyfikować. Im bardziej popularne nazwisko, tym większe znaczenie mają dane pomocnicze.
Samo nazwisko „Nowak” albo „Kowalski” to za mało, jeśli nie znamy nawet województwa. W takiej sytuacji łatwo połączyć niewłaściwego przedsiębiorcę z niewłaściwą spółką. Nie należy więc wybierać wpisu wyłącznie dlatego, że zgadza się nazwisko.
Trzeba też pamiętać o bardziej nietypowym przypadku: wspólnikiem spółki cywilnej nie musi być wyłącznie osoba fizyczna. Może nim być również osoba prawna albo inny podmiot posiadający zdolność prawną. Wtedy samo szukanie wszystkich wspólników w CEIDG nie wystarczy.
Odróżnij NIP wspólnika od NIP-u spółki i zweryfikuj znaleziony numer
Znalezienie dziesięciu cyfr nie kończy sprawy. Wspólnik i spółka cywilna mogą posługiwać się różnymi NIP-ami, a pomyłka ma praktyczne konsekwencje przy sprawdzaniu faktury, kontrahenta czy rachunku bankowego.
Spółka cywilna otrzymuje własny NIP oraz REGON. Z kolei osoba fizyczna będąca jej wspólnikiem ma swój numer identyfikacyjny związany z prowadzoną przez siebie działalnością. Jeżeli zatem w danych Anny Kowalskiej widzimy jeden NIP w nagłówku jej wpisu, a drugi w części poświęconej spółkom cywilnym, do identyfikacji spółki potrzebny jest ten drugi.
Po znalezieniu numeru należy go zweryfikować. Można wykorzystać przede wszystkim:
-
usługę Ministerstwa Finansów „Sprawdź status NIP”, która pozwala ustalić, czy dany dziesięciocyfrowy NIP istnieje i jest poprawny,
-
Wykaz podatników VAT, czyli tzw. białą listę, jeżeli potrzebna jest również kontrola statusu VAT albo rachunku bankowego,
-
rejestr REGON, jeżeli znamy już REGON spółki i chcemy porównać jej dane identyfikacyjne.
Nie należy natomiast automatycznie przenosić wyszukiwania do KRS. Spółka cywilna nie jest spółką prawa handlowego rejestrowaną w KRS. Szukanie jej tam po nazwie lub nazwiskach wspólników często kończy się pustym wynikiem i nie oznacza, że przedsiębiorstwo nie istnieje.
Przykład z praktyki dobrze pokazuje, po co wykonywać drugi etap kontroli. Firma otrzymuje fakturę od „Kowalski i Nowak s.c.”. Pracownik znajduje Jana Kowalskiego w CEIDG i kopiuje jego indywidualny NIP. Po sprawdzeniu numer jest prawidłowy, więc uznaje sprawę za zamkniętą. To zła procedura. Poprawny NIP nie oznacza jeszcze, że jest NIP-em właściwego podmiotu. Trzeba sprawdzić sekcję spółek cywilnych we wpisie wspólnika i porównać numer z dokumentem.
Przy płatnościach pomiędzy przedsiębiorcami dochodzi jeszcze kwestia rachunku. Jeżeli transakcja podlega zasadom dotyczącym płatności na rachunek ujawniony w wykazie podatników VAT, samo ustalenie NIP-u spółki nie wystarcza — trzeba sprawdzić również rachunek dla właściwego podmiotu i właściwego dnia.
Tu kolejność ma znaczenie. Najpierw identyfikujemy spółkę, potem sprawdzamy jej status. Wyszukiwarka statusu NIP nie służy do odkrywania numeru na podstawie nazwiska; oczekuje już konkretnego NIP-u.
Co zrobić, gdy po nazwiskach nie da się od razu znaleźć właściwej spółki
CEIDG jest najkrótszą drogą, ale nie zawsze rozwiązuje sprawę za pierwszym podejściem. Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy wspólnik ma popularne nazwisko, prowadzi kilka rodzajów działalności, uczestniczy lub uczestniczył w kilku spółkach albo posiadane informacje są stare.
Wtedy trzeba pracować na kilku identyfikatorach jednocześnie, zamiast zgadywać.
Najbardziej użyteczne dane pomocnicze to:
-
imię i nazwisko przynajmniej jednego wspólnika,
-
miejscowość lub województwo,
-
branża i rodzaj wykonywanej działalności,
-
fragment nazwy używanej przez spółkę,
-
adres widoczny na fakturze, umowie, paragonie lub stronie internetowej,
-
REGON, jeżeli znajduje się na starszym dokumencie,
-
numer rachunku bankowego — szczególnie gdy sprawa dotyczy weryfikacji kontrahenta przed płatnością.
Załóżmy, że wiemy jedynie, iż firmę prowadzą Tomasz Wiśniewski i Marek Wójcik. Nazwiska są na tyle częste, że wyszukanie każdego z nich daje wiele wyników. Z faktury mamy jednak adres „ul. Długa, Gdańsk” i informację, że firma wykonuje instalacje elektryczne. Te dwie informacje potrafią wyeliminować większość błędnych wpisów. Dopiero po znalezieniu osoby zgodnej z lokalizacją i profilem działalności należy sprawdzić jej powiązania ze spółkami cywilnymi.
Pomocny może być także Wykaz podatników VAT, który pozwala szukać między innymi po NIP, REGON, numerze rachunku oraz nazwie podmiotu. Jeżeli znamy fragment pełnej nazwy spółki, nazwiska występujące w jej nazwie mogą ułatwić znalezienie właściwego rekordu. Nie jest to jednak metoda, na której należy polegać jako jedynej. Nazwa spółki cywilnej nie musi składać się wyłącznie z nazwisk wspólników, a posiadane nazwiska mogą w ogóle nie odpowiadać frazie, pod którą najłatwiej odnaleźć podmiot.
Podobne ograniczenie dotyczy bazy REGON. Rejestr REGON przechowuje dane spółek cywilnych i informacje dotyczące ich wspólników, ale publiczna wyszukiwarka jest szczególnie użyteczna wtedy, gdy posiadamy już NIP albo REGON. Nie zastępuje więc w prosty sposób wyszukania wspólnika po nazwisku w CEIDG.
Jeżeli znamy tylko dwa nazwiska bez imion, miejscowości, branży, nazwy firmy i żadnego dokumentu, nie da się zagwarantować jednoznacznego ustalenia NIP-u. Próba dopasowania „na oko” jest gorsza niż pozostawienie wyniku jako niepotwierdzonego. Przy umowie, płatności lub sporze może to oznaczać przypisanie danych zupełnie innej spółce.
W takiej sytuacji kolejność działań powinna być następująca: najpierw CEIDG, następnie porównanie danych obu wspólników, potem kontrola znalezionego NIP-u w rejestrach podatkowych. Narzędzia agregujące dane gospodarcze mogą przyspieszyć etap szukania, ale ostateczną identyfikację trzeba oprzeć na zgodności kilku elementów, a nie na samym nazwisku.
FAQ
Czy spółka cywilna ma własny NIP?
Tak. Spółka cywilna uzyskuje własny NIP, odrębny od NIP-ów jej wspólników. Dlatego numer znaleziony w podstawowych danych jednego ze wspólników nie musi być numerem poszukiwanej spółki.
Czy spółkę cywilną można znaleźć w KRS?
Nie jako spółkę cywilną. Spółka cywilna nie podlega wpisowi do KRS na zasadach właściwych dla spółek prawa handlowego. Wspólnicy będący osobami fizycznymi są natomiast ujawniani w CEIDG jako przedsiębiorcy.
Czy wystarczy znać nazwisko jednego wspólnika?
Czasem tak. Jeżeli nazwisko i imię pozwalają jednoznacznie znaleźć przedsiębiorcę w CEIDG, z jego wpisu można przejść do informacji o spółkach cywilnych. Przy popularnym nazwisku potrzebna będzie zwykle przynajmniej miejscowość, branża, adres albo druga osoba tworząca spółkę.
Czy NIP spółki znajdę przy wpisie wspólnika w CEIDG?
Powinien być ujawniony w informacji dotyczącej spółek cywilnych, których wspólnikiem jest przedsiębiorca. Wspólnicy mają obowiązek zgłosić do CEIDG NIP i REGON spółki cywilnej, w której uczestniczą.
Czy po znalezieniu NIP-u trzeba go jeszcze sprawdzać?
Tak. Najpierw upewnij się, że jest to NIP spółki, a nie wspólnika, a następnie zweryfikuj jego status. Przy sprawdzaniu kontrahenta przed przelewem trzeba dodatkowo ustalić status VAT i — jeśli wymagają tego okoliczności transakcji — właściwy rachunek bankowy.
Czy biała lista VAT pozwala znaleźć spółkę tylko po nazwiskach wspólników?
Nie należy traktować jej jako pewnej wyszukiwarki relacji wspólnik–spółka. Wykaz pozwala wyszukiwać między innymi według nazwy podmiotu, ale nazwiska wspólników nie muszą odpowiadać nazwie, pod którą najłatwiej odnaleźć spółkę. Do rozpoczęcia poszukiwania od konkretnej osoby praktyczniejsza jest CEIDG.
Co zrobić, jeśli dwóch wspólników ma kilka wspólnych lub historycznych powiązań?
Porównaj NIP, REGON, miejscowość, adres, okres działalności oraz branżę. Nie wybieraj rekordu wyłącznie dlatego, że zgadzają się nazwiska. Jeżeli sprawa dotyczy konkretnej faktury lub umowy, dane z dokumentu powinny przesądzać, którą spółkę należy sprawdzić.
Najpierw więc wyszukaj jednego ze wspólników w CEIDG i sprawdź część dotyczącą jego udziału w spółkach cywilnych. Dopiero znaleziony tam NIP przenieś do narzędzi Ministerstwa Finansów i zweryfikuj. Najgroźniejszy błąd do usunięcia w pierwszej kolejności to utożsamianie NIP-u wspólnika z NIP-em spółki — oba numery mogą być prawidłowe, ale identyfikują inne podmioty.
Więcej informacji na: https://nipmapa.pl